Billable hours (jam tertagih) adalah jam kerja untuk pekerjaan klien yang berhak Anda tagihkan sesuai kontrak. Agar pelacakannya akurat: tentukan apa yang boleh ditagihkan kepada klien, catat waktu pada proyek dan tugas yang benar, tinjau entri sebelum menagih, lalu rekonsiliasi jam yang disetujui dengan invoice. Cara ini mencegah tagihan yang terlewat dan sengketa, tanpa menganggap setiap jam yang sibuk sebagai jam tertagih.
Bagi agensi dan bisnis jasa, Timemoz Time Tracker membantu mencatat jam proyek, memakai beberapa tarif penagihan, meninjau timesheet, dan mengekspor catatan. Nilai akhir invoice mengikuti perjanjian dengan tiap klien dan proses penagihan perusahaan.
Ringkasan: melacak billable hours
- Billable vs non-billable: pekerjaan billable dapat ditagihkan sesuai perjanjian klien; non-billable tidak. Tugas yang berkaitan dengan klien belum tentu otomatis billable.
- Alur empat langkah: tetapkan aturan penagihan, catat waktu per proyek dan tugas, setujui timesheet, lalu rekonsiliasi jam sebelum membuat invoice.
- Rumus: nilai tagihan = jam billable yang disetujui × tarif yang disepakati, disesuaikan dengan batas (cap), diskon, retainer, pajak, dan ketentuan kontrak.
- Utilisasi: utilisasi billable = jam billable ÷ jam kerja tersedia × 100%. Angka ini menggambarkan alokasi kapasitas, bukan kualitas kerja seseorang.
- Kecocokan dengan Timemoz: paket Core mencakup proyek tak terbatas, beberapa tarif penagihan, persetujuan timesheet, anggaran proyek, peringatan anggaran, dan ekspor laporan tanpa batas. Tim Sales siap membantu menyesuaikan alur penagihan dan invoice Anda.
Apa itu billable hours?
Billable hours adalah waktu yang dapat ditagihkan berdasarkan kontrak. Umumnya mencakup riset klien, desain, pengembangan, rapat yang disepakati, dan pengerjaan proyek, selama aktivitas tersebut termasuk dalam ruang lingkup dan ketentuan harga proyek. Perjanjianlah, bukan tingkat aktivitas karyawan, yang menentukan apakah suatu waktu dapat masuk invoice.
Non-billable hours adalah jam kerja yang tidak ditagihkan kepada klien. Contohnya administrasi internal, pelatihan, penyusunan proposal penjualan, dan pengembangan bisnis. Sebagian pekerjaan terkait klien, seperti revisi di luar batas lingkup, juga bisa non-billable jika kontrak tidak mengizinkan biaya tambahan.
Kategori ketiga penting untuk proyek harga tetap: jam yang sudah termasuk dalam paket proyek (included hours). Jam ini dicatat untuk analisis biaya dan margin, tetapi tidak otomatis menghasilkan tagihan per jam tambahan.
| Aktivitas | Klasifikasi umum | Yang perlu diverifikasi |
|---|---|---|
| Mengerjakan desain klien yang sudah disetujui | Billable atau included | Jenis kontrak dan lingkup |
| Rapat status dengan klien | Tergantung perjanjian | Apakah waktu rapat dapat ditagihkan |
| Pelatihan seluruh staf agensi | Non-billable | Kebijakan biaya tidak langsung internal |
| Pengerjaan ulang akibat kesalahan internal | Sering non-billable | Kontrak dan hubungan dengan klien |
| Deliverable retainer bulanan | Included | Kuota retainer dan aturan kelebihan |
| Perubahan tambahan atas permintaan klien | Tergantung persetujuan | Change request tertulis atau tarif yang disepakati |
Aturan praktis: tentukan klasifikasi sebelum siklus penagihan berakhir. Jangan mengubah label jam hanya demi memperbaiki persentase utilisasi tim.
Langkah 1: Tetapkan aturan penagihan sebelum mencatat waktu
Pelacakan billable hours yang akurat dimulai dari kebijakan penagihan tertulis. Sebelum pekerjaan dimulai, project manager dan account owner sebaiknya mencatat klien, proyek, lingkup, model penagihan, tarif yang disetujui, kategori tugas, dan siapa yang berwenang menyetujui pekerjaan tambahan.
Pilih model penagihan yang tepat
Time and materials menagih jam yang memenuhi syarat dengan tarif yang disepakati. Harga tetap (fixed fee) menagih jumlah proyek yang disepakati, sedangkan jam tercatat dipakai untuk mengukur biaya pengerjaan. Retainer umumnya mencakup pekerjaan atau kapasitas tertentu dalam satu periode, dan kontrak menentukan perlakuan kelebihannya.
| Model penagihan | Pemakaian waktu tercatat | Risiko utama |
|---|---|---|
| Time and materials | Dasar invoice untuk jam yang disetujui | Entri yang hilang atau dipersengketakan |
| Harga tetap | Anggaran, biaya, dan analisis margin | Lingkup yang membengkak tanpa disadari |
| Retainer bulanan | Memantau pemakaian terhadap lingkup yang termasuk | Mencampur pekerjaan included dengan billable tambahan |
Untuk setiap model, tentukan secara eksplisit cara mengklasifikasikan panggilan, manajemen proyek, riset, review internal, perjalanan, revisi, dan dukungan darurat. Tabel keputusan sederhana mencegah dua orang menagih aktivitas yang sama dengan cara berbeda.
Tetapkan tarif, anggaran, dan penanggung jawab persetujuan
Tarif penagihan dan biaya internal adalah dua angka yang berbeda. Tarif penagihan klien bisa bervariasi per peran atau kontrak, sedangkan biaya tenaga kerja internal mengukur beban perusahaan. Simpan keduanya terpisah dalam analisis keuangan, dan jangan berasumsi tarif tagih tinggi berarti profitabilitas tinggi.
Pengaturan proyek yang praktis mencakup tarif tiap peran, anggaran dalam jam atau Rupiah, jadwal tinjauan, dan penyetuju yang ditunjuk. Untuk setiap perubahan lingkup, dapatkan persetujuan klien sebelum waktu tambahan diperlakukan sebagai dapat ditagihkan.
Langkah 2: Catat waktu pada proyek dan tugas yang benar
Timesheet yang berguna menjelaskan apa yang dikerjakan, untuk siapa, dan kapan. Anggota tim memilih proyek klien, menulis deskripsi tugas yang netral, mencatat jam mulai dan selesai atau durasi, dan menetapkan kategori. Entri harus cukup rinci agar manajer dapat memverifikasi tujuannya tanpa merekam informasi pribadi yang tidak perlu.
Gunakan nama tugas dan catatan yang konsisten
Kode proyek yang konsisten membuat total jam dapat dibandingkan. Contohnya agensi memakai Klien A / Website / Desain, Klien A / Website / Review, dan Internal / Operasional. Hindari deskripsi samar seperti "pekerjaan lain-lain" jika klien suatu saat bertanya apa isi sebuah invoice.
Dokumentasikan koreksi, jangan menimpa entri awal secara diam-diam. Jika timer berjalan saat istirahat, koreksi catatan secara transparan. Jika perusahaan memakai data aktivitas atau tangkapan layar, beri tahu karyawan apa yang direkam, siapa yang boleh meninjau, dan bagaimana informasi itu dipakai.
Langkah 3: Tinjau dan setujui timesheet sebelum invoice
Persetujuan timesheet memisahkan usaha yang tercatat dari usaha yang dapat ditagihkan. Tinjauan mingguan membantu manajer menangkap proyek yang terlewat, entri ganda, lembur tak terduga, dan pekerjaan yang melebihi lingkup sebelum detailnya sulit direkonstruksi.
Checklist tinjauan mingguan
- Pastikan waktu tercatat milik klien dan proyek yang benar.
- Periksa apakah tugas billable, sudah termasuk dalam harga tetap, atau non-billable menurut kontrak.
- Identifikasi entri ganda atau yang tidak wajar panjangnya, dan minta konteks alih-alih langsung menduga pelanggaran.
- Bandingkan jam aktual dengan anggaran proyek dan perubahan lingkup yang disetujui.
- Setujui atau kembalikan entri dengan alasan koreksi yang jelas.
- Ekspor laporan yang sudah ditinjau untuk orang yang menyiapkan invoice.
Persetujuan timesheet juga bermanfaat di luar penagihan. Timesheet yang disetujui dapat mendukung payroll, analisis beban kerja, atau alokasi biaya internal, bahkan ketika sebagian jamnya tidak ditagihkan ke klien. Ketentuan kontrak menentukan jam mana yang masuk invoice.
Langkah 4: Hitung nilai tagihan dan rekonsiliasi invoice
Nilai yang dapat ditagihkan dihitung dari jam yang disetujui dan memenuhi syarat kontrak, bukan dari semua jam yang tercatat. Kalikan jam dengan tarif yang berlaku, terapkan batas atau kuota, lalu rekonsiliasi hasilnya dengan kontrak sebelum membuat invoice akhir.
Contoh hitungan: proyek agensi kecil
Misalkan sebuah agensi memiliki catatan yang disetujui berikut untuk proyek time and materials. Angka berikut hanya ilustrasi.
| Peran | Jam billable disetujui | Tarif kontrak | Nilai |
|---|---|---|---|
| Desainer | 24 | Rp250.000/jam | Rp6.000.000 |
| Developer | 30 | Rp350.000/jam | Rp10.500.000 |
| Project manager | 6 | Rp400.000/jam | Rp2.400.000 |
| Total | 60 | n/a | Rp18.900.000 |
Grafik: nilai tagihan per peran (Rp)
| Desainer | ███████████████████████ | Rp6,0 jt |
| Developer | ████████████████████████████████████████ | Rp10,5 jt |
| Project manager | █████████ | Rp2,4 jt |
Agensi juga mencatat 8 jam rapat internal dan pelatihan. Jam tersebut tetap terlihat dalam catatan operasional, tetapi tidak masuk invoice klien. Jika kontrak menetapkan batas Rp18.000.000 tanpa otorisasi sebelumnya, agensi tidak boleh berasumsi bisa menagih seluruh Rp18.900.000: kelebihan Rp900.000 harus direkonsiliasi dengan kontrak dan change order yang disetujui.
Grafik: potensi tagihan vs batas kontrak (Rp)
| Potensi tagihan | ████████████████████████████████████████ | Rp18,9 jt |
| Batas kontrak | ██████████████████████████████████████ | Rp18,0 jt |
Rumus: Rp6.000.000 + Rp10.500.000 + Rp2.400.000 = Rp18.900.000 sebagai potensi tagihan sebelum batas, diskon, biaya lain, atau pajak. Jumlah yang ditagihkan adalah yang diizinkan perjanjian.
Hitung utilisasi billable secara terpisah
Utilisasi billable menjelaskan seberapa besar kapasitas kerja yang dipakai untuk pekerjaan klien yang memenuhi syarat.
Utilisasi billable (%) = Jam billable ÷ Jam kerja tersedia × 100
Jika seorang anggota tim punya 30 jam billable dari 40 jam kerja tersedia, utilisasinya 75%. Itu tidak berarti 25% sisanya terbuang. Pelatihan, mentoring, pekerjaan internal, dan pemulihan bisa jadi diperlukan dan bernilai.
Jangan menetapkan target utilisasi yang seragam. Target harus mencerminkan tanggung jawab, bauran pekerjaan, senioritas, dan model layanan perusahaan. Manajer dengan tugas coaching tidak boleh diukur dengan ekspektasi jam billable yang sama seperti spesialis yang penuh waktu mengerjakan proyek.
Di mana Timemoz Time Tracker berperan
Timemoz Time Tracker menyediakan lapisan pencatatan dan peninjauan waktu untuk alur penagihan proyek. Halaman harganya mencantumkan pencatatan waktu (timer maupun manual), proyek tak terbatas, beberapa tarif penagihan, timesheet dan persetujuan, anggaran proyek, peringatan anggaran, dan ekspor laporan di paket Core. Kemampuan ini membantu tim merapikan jam sebelum Finance atau sistem invoice menyiapkan tagihan akhir.
| Kebutuhan | Dukungan Timemoz | Keputusan yang tetap di bisnis |
|---|---|---|
| Mencatat jam | Pencatatan timer/manual, timesheet | Pekerjaan apa yang wajib dicatat |
| Mengelola proyek klien | Proyek tak terbatas, tarif penagihan | Tarif kontrak dan lingkup yang disepakati |
| Meninjau jam | Persetujuan timesheet, laporan | Apakah entri boleh ditagihkan |
| Memantau anggaran | Anggaran proyek dan peringatan | Change order dan penjadwalan sumber daya |
| Menyiapkan bukti penagihan | Ekspor laporan CSV/PDF/Excel | Invoice akhir, pajak, dan penagihan piutang |
Menurut halaman harga Timemoz, Core Rp89.000 per kursi per bulan dengan tagihan tahunan (dibayar di muka, minimal 2 kursi), belum termasuk PPN, dengan uji coba gratis 14 hari tanpa kartu kredit. Harga dengan tagihan bulanan berbeda, jadi periksa pilihan di halaman harga saat pembelian. Signature (Rp129.000 per kursi per bulan, tagihan tahunan) menambahkan deteksi waktu tidak aktif otomatis dan laporan lanjutan. Core sudah cukup untuk mulai melacak billable hours.
Peran Timemoz di sini adalah membuat data waktu proyek lebih konsisten, dapat ditinjau, dan dapat diekspor. Keputusan penagihan akhir mengikuti proses penagihan dan kesepakatan dengan klien Anda.
Kesalahan umum dalam melacak billable hours
Kesalahan paling umum adalah kelayakan penagihan yang tidak jelas, waktu non-billable yang tidak dicatat, tinjauan timesheet yang terlambat, dan menganggap aktivitas karyawan sebagai ukuran dapat-ditagih. Pekerjaan terkait klien dalam retainer bisa sudah termasuk dalam biaya bulanan, dan pelatihan internal tetap pekerjaan meskipun tidak bisa diinvoicekan. Tinjauan mingguan dan klasifikasi berdasarkan kontrak lebih andal daripada melabeli setiap jam produktif sebagai billable.
FAQ: melacak billable hours untuk agensi
Apa beda jam billable dan non-billable?
Jam billable berhak ditagihkan kepada klien sesuai perjanjian; jam non-billable tidak. Klasifikasi billable bergantung pada lingkup dan ketentuan harga kontrak, bukan pada seberapa keras karyawan bekerja.
Bagaimana menghitung billable hours untuk klien?
Jumlahkan jam yang disetujui dan memenuhi aturan penagihan kontrak, lalu terapkan tarif dan batas yang disepakati. Untuk tim dengan tarif berbeda, hitung subtotal tiap peran terlebih dahulu sebelum menerapkan batas, diskon, pajak, dan ketentuan kontrak lain.
Apakah agensi dengan harga tetap perlu melacak billable hours?
Ya, tetapi jam pengerjaan yang tercatat tidak otomatis menjadi baris invoice tambahan. Agensi memakai jam tersebut untuk mengukur penyerapan anggaran, memperkirakan beban kerja, dan menghitung margin. Pisahkan pekerjaan "included" dari tagihan per jam.
Berapa utilisasi billable yang sehat?
Tidak ada target universal untuk setiap orang atau tim. Gunakan rumus jam billable ÷ jam tersedia × 100, lalu tafsirkan sesuai konteks: peran, tanggung jawab, bauran pekerjaan, dan model layanan sangat berpengaruh. Pantau tren, jangan memberi penghargaan pada satu angka tinggi.
Apakah Timemoz membantu menyiapkan invoice klien?
Ya. Timemoz menyediakan data waktu, tarif penagihan, persetujuan timesheet, dan ekspor laporan yang siap dipakai tim Finance untuk menyusun invoice. Untuk kebutuhan integrasi atau alur invoice khusus, tim Sales Timemoz siap membantu.
Kesimpulan
Pelacakan billable hours yang andal dimulai dari kontrak, bukan dari jam. Tentukan apa yang dihitung, catat semua pekerjaan proyek dan non-proyek, setujui jam yang memenuhi syarat dengan cepat, dan rekonsiliasi hasilnya sebelum menagih. Catatan yang sama juga membantu bisnis mendeteksi pembengkakan lingkup, tekanan kapasitas, dan margin proyek yang lemah.
Bagi agensi yang siap meninggalkan spreadsheet yang tersebar, lihat harga Timemoz Time Tracker atau coba gratis 14 hari. Gunakan data waktu proyek sebagai bukti penagihan, dan biarkan keputusan invoice akhir mengikuti perjanjian dengan klien.
Sumber
- Timemoz, harga Time Tracker: fitur produk, cakupan paket, dan harga tahunan.
- FreshBooks, Billable Hours: perbedaan umum pekerjaan billable dan non-billable.
- Deltek, What Are Billable Hours?: klasifikasi pekerjaan terkait klien berdasarkan kontrak.
- Accelo, Professional Services KPIs: rumus utilisasi billable dan margin proyek.
- Teamwork, Resource Utilization: interpretasi kontekstual dan keterbatasan utilisasi.
Semua contoh keuangan bersifat ilustrasi.
Artikel Terbaru
Cara Mengotomatisasi Persetujuan Timesheet Karyawan Tanpa Spreadsheet
Panduan 5 langkah menyusun alur persetujuan timesheet: aturan, penyetuju, penanganan pengecualian, ekspor, dan KPI. Lengkap dengan peran Timemoz Core.
Employee Monitoring vs Time Tracking: Apa Bedanya?
Bedakan employee monitoring dan time tracking: sinyal data, risiko privasi, dasar pemrosesan UU PDP, dan cara menyusun kebijakan yang transparan.
Cara Menghitung Profitabilitas Proyek dengan Data Time Tracking
Hitung margin proyek dari jam kerja tercatat: biaya per jam, biaya langsung, margin kotor dan margin setelah overhead, dengan contoh Rupiah untuk agensi.